BORRADOR PARA REVISIÓN LEGAL — Este documento es una plantilla preparada por AdSpot para revisión de asesoría legal externa. No constituye asesoría legal ni debe ser utilizado sin validación previa de un abogado colegiado en República Dominicana. Versión: 2026-04-17.

POLÍTICA INTERNA DE FIRMAS ELECTRÓNICAS Y DIGITALES DE ADSPOT

Código: POL-LEG-001 Versión: 2026-04-17 Aprobada por: [REPRESENTANTE_LEGAL_ADSPOT] Revisión: Anual Propietario: Dirección Legal / Cumplimiento

1. PROPÓSITO Y ALCANCE

1.1 Propósito. Establecer criterios uniformes para determinar el tipo de firma requerido en cada documento, con el objetivo de: (i) garantizar validez y fuerza probatoria; (ii) optimizar UX; (iii) minimizar riesgo legal y fraude; (iv) cumplir el marco jurídico dominicano.

1.2 Alcance. Aplica a todas las áreas (Legal, Producto, Ingeniería, Finanzas, Operaciones, Comercial, Soporte) y a todos los documentos suscritos por ADSPOT o por contrapartes a través de la Plataforma.

1.3 No alcance. No regula firmas físicas intercambiadas fuera de procesos institucionales; escalar a Legal.

2. MARCO LEGAL

• Ley 126-02 Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales (RD).
• Reglamento de Aplicación (Decreto 335-03 y normativa INDOTEL).
• Ley 172-13 Protección Integral de Datos Personales.
• Ley 155-17 contra el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
• Código Civil y Código de Comercio.
• Resoluciones INDOTEL sobre prestadores de certificación acreditados.

Principio rector. Equivalencia funcional documento digital↔escrito y firma digital↔manuscrita si se cumple autenticidad, integridad y no repudio. El rigor debe ser proporcional al riesgo y relevancia del acto.

3. TIPOLOGÍA DE FIRMAS

3.1 Click-wrap (aceptación electrónica simple)

Checkbox o botón "Acepto"; registro de timestamp, IP, user agent, versión, hash.

• Fuerza probatoria: baja-media; idónea para adhesión masiva.

3.2 Firma Electrónica Simple con OTP

Código de un solo uso por SMS/email post autenticación.

• Fuerza probatoria: media; vincula identidad autenticada.
• Proveedor: [PROVEEDOR_OTP] (Twilio Verify, AWS SNS).

3.3 Firma Electrónica Avanzada con Certificado

Vinculada al firmante, bajo su control exclusivo, detecta modificaciones.

• Fuerza probatoria: alta.
• Proveedor: [PROVEEDOR_FIRMA_AVANZADA] (DocuSign, Adobe Sign, Signaturit).

3.4 Firma Digital Certificada INDOTEL

Avanzada con certificado de Prestador acreditado ante INDOTEL.

• Fuerza probatoria: máxima electrónica; equivale a manuscrita.
• Proveedor: [PROVEEDOR_INDOTEL_ACREDITADO] (Avansi, Uanataca RD).

3.5 Firma Manuscrita + Notarización

Autógrafa en físico, legalizada por Notario Público del Distrito Nacional.

• Uso: actos solemnes o títulos ejecutivos (pagaré, fianza solidaria).

4. MATRIZ: DOCUMENTO → TIPO DE FIRMA → PROVEEDOR

5. CRITERIOS DE ELECCIÓN

5.1 Riesgo económico. Mayor monto → mayor rigor.

• Hasta [UMBRAL_BAJO]: click-wrap u OTP.
• [UMBRAL_BAJO] a [UMBRAL_ALTO]: firma avanzada.
• Superior a [UMBRAL_ALTO] o crítico: INDOTEL o manuscrita notariada.

5.2 Reversibilidad. Actos irreversibles → mayor rigor.

5.3 Contraparte. Consumidor/PYME → simple; corporativo regulado → avanzada o superior.

5.4 Obligaciones regulatorias. DGII, Pro-Consumidor, tribunales, bancos → fuerza probatoria indubitable.

5.5 Proporcionalidad. Sin fricción innecesaria; sin infra-protección.

6. RESPONSABILIDADES POR ÁREA

6.1 Legal

• Propietario de la política; aprueba excepciones.
• Mantiene listado de proveedores acreditados.
• Revisa anualmente la matriz.
• Asesora casos no catalogados.

6.2 Producto

• Diseña flujos alineados a la matriz.
• Visualización clara de términos.
• Coordina copy legales con Legal.

6.3 Finanzas

• Custodia documentos con impacto contable.
• NCF/e-CF consistente con documento firmado.

6.4 Ingeniería

• Implementa mecanismos de firma y preservación (logs inmutables, hashes, timestamping).
• Respaldo y disponibilidad.
• Integraciones seguras con terceros.

6.5 Operaciones / Soporte

• Acompaña usuarios con dificultades.
• Escala a Legal ante disputa de autoría o integridad.

7. ARCHIVO Y RETENCIÓN

7.1 Plazo mínimo. Siete (7) años post terminación, salvo plazos mayores:

• Laboral: 5 años (Código de Trabajo); política interna 10 años.
• Tributario/NCF: 10 años (Cód. Tributario art. 50).
• Pagarés: durante vigencia + 6 años post prescripción.

7.2 Formato. Documento firmado, certificado de firma, evidencia de auditoría (IP, timestamp, UA, hash), sellado de tiempo.

7.3 Integridad. Almacenamiento WORM o equivalente con controles criptográficos; respaldo geográficamente distribuido.

7.4 Acceso. Restringido por roles; trazabilidad de consultas.

7.5 Eliminación. Autorizada solo por Legal al vencer plazo y validar ausencia de litigio/requerimiento.

8. GESTIÓN DE EXCEPCIONES

Desviaciones de la matriz requieren autorización escrita de Legal (bajo-medio impacto) o del Representante Legal (alto impacto), documentando justificación, riesgo y mitigantes.

9. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

9.1 Revisión anual o antes si cambia la normativa, ingresan nuevos tipos de documentos, se materializa un incidente o un proveedor clave cesa/pierde acreditación.

9.2 Versiones históricas en repositorio legal.

10. DISPOSICIONES FINALES

10.1 Incumplimiento puede generar responsabilidad disciplinaria y civil.

10.2 Política subsidiaria a la ley; prevalece la ley ante contradicción.

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